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27 gennaio 2021

Il nuovo SIAS-SIUSA e la documentazione dell’Archivio di Stato di Massa

L’acronimo SIAS, ovvero il Sistema Informativo degli Archivi di Stato, identifica la piattaforma che raccoglie e veicola le descrizioni del patrimonio documentario pubblico e privato conservato negli Archivi di Stato, oltre alle informazioni relative al contesto storico in cui tale documentazione è stata prodotta ed è conservata. Il nuovo SIAS nasce da un ampio progetto, nel quale ICAR svolge il ruolo di coordinamento e orientamento, che ha visto e vede impegnati molti archivi di Stato. Il 24 aprile 2019, difatti,  è stata dismessa la precedente versione del Sistema Informativo degli Archivi di Stato, risalente al 2004, che, a causa dell’obsolescenza informatica, non era più rispondente alle richieste dell’utenza da un lato e dagli archivisti dall’altro.
Nel corso del 2016 sono state importate nell’ultima versione del SIAS le descrizioni che erano presenti nella piattaforma, dopo essere state opportunamente riviste, aggiornate ed ampliate con i dati desunti dagli strumenti di ricerca, dalla bibliografia, dall'archivio dell'Archivio di Stato, oltre che dallo studio e analisi delle documentazione stessa.
In aggiunta a quanto già contenuto nel precedente sistema sono state importate anche le descrizioni dei contesti storico-istituzionali presenti nel Sistema Guida generale degli Archivi di Stato e dei profili istituzionali elaborati sia nella Guida che nel SIUSA.  

Rientra in questo progetto, il lavoro avviato dal gennaio 2017 sulla documentazione dell’archivio di Stato di Massa e della sezione di Archivio di Stato di Pontremoli, che vede oggi la pubblicazione dei primi complessi archivistici. Il progetto è iniziato con la revisione degli strumenti di corredo degli istituti di conservazione e con l’analisi congiunta dei complessi archivistici e delle schede SIAS che si trovavano già pubblicate nel sito istituzionale dell’Archivio. Allo studio documentario si è affiancata l’analisi dei soggetti produttori, oltre che del contesto nel quale la documentazione veniva redatta, sedimentata ed organizzata. Il nuovo SIAS è stato così ripensato e progettato con l’intento di presentare i contenuti proposti in modo più completo, pertinente e di facile utilizzo per l’utenza, pur preservando l'architettura logica alla base della piattaforma, che si fonda sugli standard internazionali di descrizione archivistica,  costituita da vari moduli, che è rimasta inalterata. Nei moduli che compongono la descrizione si trovano le informazioni sugli Archivi di Stato, le loro Sezioni e le loro sedi di consultazione con relativi indirizzi, orari di apertura, contatti; informazioni sulla consistenza, sugli estremi cronologici e sul contenuto dei fondi e dei complessi archivistici;  informazioni sui soggetti produttori ovvero le istituzioni, le persone, le famiglie che nel corso della loro attività hanno prodotto e conservato i propri archivi. Indicazioni sull'esistenza, tipologia e il grado di analiticità degli strumenti di ricerca dei fondi archivistici oltre alle descrizioni dei complessi documentari stessi.

Una nota a parte merita la centralità che nel sistema riveste la descrizione dei profili istituzionali, indispensabile per un’adeguata rappresentazione dei soggetti produttori oltre che per una corretta contestualizzazione del patrimonio archivistico.

Testo a cura di Silvia Bianchi