È normale che, nel corso della vicenda storica e umana di qualsiasi famiglia o singola persona, si produca uno spontaneo accumulo di atti e documenti di varia natura. Quando una famiglia o una persona hanno ricoperto particolari ruoli o funzioni, nella storia, nell’arte, nella cultura, l’accumulo archivistico derivante da queste attività assume una particolare importanza e valore per l’intera collettività: in tali casi la Soprintendenza accerta il valore culturale dell’archivio e ne dichiara l’interesse storico.

Gli archivi nati da queste sedimentazioni tuttavia non sono soggetti a regole né di strutturazione né di destinazione; pertanto nell’ambito degli archivi dei soggetti privati ci troviamo di fronte ad una pluralità di situazioni in cui sia le condizioni che i luoghi di conservazione dei fondi variano sensibilmente da un caso all’altro.

In alcuni casi le carte di una famiglia (intesa come casata nobile di antico regime) o di una persona rimangono presso gli eredi dopo la morte di chi le ha prodotte; la legge prevede però una serie di alternative per assicurare un luogo di conservazione a questi archivi al momento in cui non ne sia più garantita la tutela. Molti archivi di famiglia e persona si trovano quindi depositati negli Archivi di Stato, in base alle opportunità offerte dalla vigente legislazione; ancora più frequenti in questi anni sono stati (soprattutto per gli archivi di persona) i depositi presso gli istituti culturali e universitari, che hanno funzionato da centri di raccolta.