L’Archivio storico di Sesto Fiorentino, secondo un modello organizzativo diffuso nella maggior parte dei comuni che hanno avuto origine in epoca precedente all’unificazione d’Italia, è diviso in due sezioni: preunitaria e postunitaria. Nella prima sono raccolti gli atti delle antiche magistrature succedutesi sul territorio per oltre quattro secoli fino al 1865, data che segna la costituzione del comune moderno. Nell’archivio storico postunitario sono invece conservati, secondo la legislazione vigente, i documenti riguardanti gli affari esauriti da oltre quarant’anni selezionati per la conservazione permanente. Il passaggio dei documenti dall’archivio di deposito a quello storico è preceduto dalle operazioni di scarto, attraverso le quali si elimina, secondo precise regole contenute nel Massimario di selezione e scarto, tutto ciò che non è ritenuto utile ai fini della ricerca.

Nell’archivio storico comunale preunitario di Sesto Fiorentino si conservano, ordinati in base al periodo storico e agli uffici responsabili della loro produzione, gli atti della lega e della comunità di Sesto (1446-1808 e 1814-1865) e quelli della Mairie (1808-1814). Solo alcune carte rimangono invece del complesso degli atti giudiziari della podesteria, poi pretura, di Sesto oggi conservati nell’Archivio di Stato di Firenze. Sono inoltre presenti anche i documenti di numerose compagnie religiose e delle Deputazioni dei fiumi, poi Consorzi idraulici (1784-1932).

Tuttavia anche l’archivio postunitario è particolarmente ricco: vi troviamo infatti le tradizionali serie delle deliberazioni del consiglio e della giunta con relativi indici, i protocolli della corrispondenza ed un carteggio assai rilevante. Vi si conservano poi i regolamenti, i contratti, gli atti riguardanti il personale, quelli prodotti per la gestione economica dell’ente, una ricchissima documentazione sull’esazione delle imposte e sulla disciplina del commercio ed inoltre i documenti concernenti l’igiene pubblica e la gestione del territorio e gli atti dell’ufficio tecnico e i permessi di costruzione. Di notevole interesse tutte le carte relative all’istruzione, quelle sulle attività produttive e commerciali e quelle sulla viabilità, così come le testimonianze su feste e spettacoli pubblici. A tutti questi documenti si affiancano quelli relativi ai compiti svolti per delega dello Stato, quali la tenuta dei registri di Stato civile e l’espletamento di funzioni relative ai censimenti, alle elezioni e alla leva militare.

Accanto agli atti dell’amministrazione comunale si trovano infine alcuni archivi aggregati, prodotti da enti o soggetti privati che, sebbene formalmente indipendenti, hanno avuto con l’amministrazione comunale rapporti tali che il loro stesso funzionamento ne veniva a dipendere in larga parte. Si tratta degli archivi della Congregazione di carità (1873-1933) poi Ente Comunale di Assistenza (1937-1974), degli archivi della Farmacia comunale (1918-1937), delle carte dell’Azienda comunale di elettricità (1905-1932) e di quattro piccoli nuclei relativi all’Opera Nazionale Maternità e Infanzia (1931-1948), all’Ente Opere Assistenziali (1931-1937), al Comitato per la distribuzione degli aiuti internazionali (1945-1949), ed al Comitato per la ricostruzione (1945-1948).

Accanto a questi fondi, sulla base della legge regionale 33 del 1976 sono stati affidati all’archivio storico importanti nuclei di enti attivi nel territorio di Sesto: la Società di mutuo soccorso fra gli operai e gli impiegati di Doccia, la fabbrica di porcellane del marchese Ginori che tanta importanza ha rivestito per la città, ed anche gli archivi di importanti personalità del Novecento legate a Sesto come quello dello storico Ernesto Ragionieri (1926-1975) e quello del giornalista e letterato Romano Giachetti (1930-1999).

I più antichi documenti dell’archivio storico di Sesto non sono oggi conservati soltanto sul suo territorio, ma anche a Fiesole e a Firenze. Ciò dipende dalle vicende storiche che videro Sesto legata a Fiesole, prima come podesteria e poi come cancelleria comunitativa.

Il podestà per consuetudine risiedeva per sei mesi a Sesto e per sei mesi a Fiesole e questa prassi diede luogo a due archivi podestarili separati e complementari. Le carte degli organismi del governo locale, sotto la tutela del cancelliere comunitativo, rimasero presso le residenze del cancelliere.

Una cesura netta con il passato fu imposta dalla dominazione francese che, con l’abolizione delle cancellerie, stabilì che ogni municipalità rientrasse in possesso delle proprie carte. Nonostante l’opposizione del maire del Pellegrino, nella cui sede si trovava l’archivio della cancelleria di Fiesole, l’archivio della cancelleria fu smembrato e le carte furono riconsegnate ai comuni di pertinenza. Con la Restaurazione, ripristinate le cancellerie, tornarono a farne parte tutti gli atti di cui le mairies si erano appropriate.

Nel 1866, a seguito della legge per l’unificazione amministrativa, i documenti delle antiche comunità furono trasferiti alle rispettive sedi municipali: tornarono così a Sesto, come già era avvenuto nel periodo francese, le carte che oggi costituiscono l’archivio storico preunitario. La legge del 1865 precisava inoltre che ogni comune era tenuto ad avere un Uffizio ed un segretario comunale sotto la cui responsabilità ricadeva la conservazione degli atti.

Con la nascita del comune moderno prese così avvio la tenuta di un archivio improntato alla nuova prassi amministrativa. Nella seduta del 28 aprile 1866 il consiglio comunale approvò un primo Regolamento interno secondo il quale il comune era organizzato in cinque sezioni, a ciascuna delle quali competeva un certo numero di affari distinti per categoria. L’archivio era diviso in due parti: “generale o di deposito”, che comprendeva gli inserti degli affari ultimati da tre anni, e “corrente”, relativo alle pratiche in corso. Nuovi Regolamenti furono stesi nel 1873 e nel 1878, fu riconosciuto, ma successivamente soppresso, il ruolo di archivista, e furono definite le direttive per la tenuta del 15 carteggio generale e dei relativi repertori degli affari. Queste modalità di archiviazione rimasero pressoché immutate fino al 1948, quando fu accolto e applicato il titolario ministeriale del 1897 di quindici categorie e cessò la compilazione dei repertori.

Le riforme amministrative attuate a seguito dell’unificazione italiana determinarono anche lo scorporo degli atti giudiziari della podesteria, poi pretura, di Sesto: nel 1870 fu ordinato che gli atti anteriori al 1865 fossero versati all’Archivio di Stato di Firenze, mentre quelli successivi vennero consegnati alla pretura competente per territorio (la pretura di Firenze Campagna).