Dal settembre del 2012 il materiale archivistico è stato interamente trasferito in tranche successive presso il Centro di documentazione di Niccioleta, e qui è stato prima di tutto sottoposto a un lavoro di spolveratura con macchinari specifici. A questo punto, è iniziato il progetto complessivo e definitivo di riordino, redatto da Simonetta Soldatini e approvato dalla Soprintendenza Archivistica, che ha inteso collaborare col Comune non solo con la propria supervisione ma anche con l'incarico ad un proprio archivista, il dott. Roberto Baglioni.

La prima fase dei lavori, svolta da ottobre 2012 a dicembre 2013, dato lo stato di commistione dei documenti e la mancanza di qualsiasi strumento di corredo, ha puntato principalmente a individuare i fondi di provenienza della massa documentaria che non è, evidentemente, un unico archivio, ma un complesso di archivi. Per prima cosa è stato svolto un lavoro di smistamento delle singole unità per ricondurle alle aziende di provenienza, con l’obiettivo di arrivare a una prima riaggregazione dei fondi.

Buona parte del materiale trasportato si presentava condizionato in faldoni miscellanei frutto di accorpamenti estemporanei oppure ridotto in fascicoli e carte sciolte. Il lavoro ha dunque privilegiato l’esame delle unità originarie omogenee che hanno permesso una prima individuazione dei fondi di provenienza e conseguente collocazione. Questo modo di procedere, rispetto a una schedatura a tappeto di tutto il fondo, ha avuto il vantaggio di mettere subito in evidenza i vari nuclei documentari esistenti ed ha permesso di ottenere in breve tempo un'immagine di insieme che, sia pure in modo parziale, ha evidenziato le caratteristiche di questo importante complesso di archivi. Contemporaneamente all’interno dei fondi più cospicui si è cercato di rintracciare ed evidenziare le serie procedendo così a un primo riordinamento interno. La prima fase si è conclusa con la collocazione a scaffale di una buona metà del materiale totale degli Archivi.

Nella seconda fase di lavoro, da giugno a ottobre 2014, si è cercato di approfondire e consolidare i nuclei documentari già presenti e ulteriormente incrementati con l’aggiunta del materiale ancora da riordinare e che via via veniva trattato. Così è stato creato, dopo opportuni esami di documentazione, relazioni e organigrammi rinvenuti, uno schema strutturale che è stato usato come griglia sulle singole unità minerarie. La seconda fase si è conclusa con la collocazione sugli scaffali di tutto il restante materiale, tranne quello sciolto contenuto nelle scatole.

La terza fase dei lavori si è sviluppata da luglio a ottobre 2015 ed ha avuto come obiettivo quello di terminare lo smistamento del materiale sciolto delle scatole miscellanee residue suddividendolo azienda per azienda.